ビジネスマナーにおいて電話は重要。
電話は相手の顔が見えない分、直接接する以上にその話し方で相手に与える印象が違ってきます。
電話はすぐに出るということが大切です。
３コール以内に出るということがビジネスマナーの基本でもありますから、「誰かが出てくれるかも・・・」なんて甘えは持たずに、すぐに出るようにしたいものです。
更に、どんなに丁寧な言葉遣いをしていたところで、ボソボソと暗い声で対応してしまうと相手に与える印象は良くありません。
第一声は必ず、明るくさわやかな声を心がけてください。
また、取次ぎや資料を取るなど、電話を一旦保留として相手をお待たせする場合もありますよね。
電話での待ち時間は３０秒ほどでも長く感じてしまうものです。
取り次ぎたい人の姿がそばに見えない時など、「ひょっとしたら待たせてしまうかもしれない」と思ったら、できるだけこちらからかけなおすようにした方が良いと思います。
更に、電話では一言気遣いの言葉を入れるだけでずいぶんと印象が違ってきます。
「○○は席をはずしておりますので、戻り次第、こちらからかけなおさせていただきます」
と応えるよりも、
「○○は只今席をはずしております。恐れ入りますが、戻り次第、こちらからかけなおさせていただいてもよろしいでしょうか」
と一言入れると、受ける感じが違ってきますよね。
・恐れ入ります
・あいにくではございますが
・差し支えなければ
・ご多忙の事と思いますが
・誠に恐縮ですが
など、気遣いの言葉を使えるようになると好印象を与えられるのではないでしょうか。
電話では話し方一つで受けるイメージが随分と違いますから、好印象を持ってもらえるように、充分マナーにも注意をして受け答えするようにしましょう。
